Drukuj
Kategoria: Uncategorised
Odsłony: 1206

WYTYCZNE  DO  PRZEPROWADZENIA 
WALNYCH   ZEBRAŃ  SPRAWOZDAWCZYCH
OCHOTNICZYCH  STRAŻY POŻARNYCH  
NA TERENIE POWIATU ZAWIERCIAŃSKIEGO W 2019 ROKU.

 

            Działając na podstawie Statutu Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz statutów ochotniczych straży pożarnych, zgodnie z Uchwałą nr 7/2018 z dnia 26.09.2018r. Zarząd Oddziału Powiatowego Związku OSP RP w Zawierciu poleca wszystkim Jednostkom Ochotniczych Straży Pożarnych na terenie powiatu zawierciańskiego przeprowadzenie kampanii sprawozdawczej.

Walne zebrania sprawozdawcze OSP należy przeprowadzić w terminie od 1 stycznia 2019 roku do 31 marca 2019 roku.

Walne zebranie OSP w myśl ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie art. 10a może podjąć uchwałę o stosowaniu uproszczonej księgowości czyli o uproszczonej ewidencji przychodów
i kosztów ( UEPIK).  Uchwała ta powinna być przekazana do Urzędu Skarbowego w Zawierciu do końca stycznia 2019 roku.
W związku z tym OSP, które chcą skorzystać z tej możliwości powinny odbyć walne zebranie sprawozdawcze w styczniu.

Termin i miejsce zebrania każda OSP uzgadnia z Zarządem Oddziału Miejskiego, Miejsko-Gminnego lub Gminnego Związku OSP RP.

            Przed rozpoczęciem kampanii sprawozdawczej w OSP we wszystkich gminach powiatu zawierciańskiego należy odbyć plenarne posiedzenie Zarządów Oddziałów Gminnych ( równorzędnych) Związku OSP RP na których należy ustalić:

- terminy przeprowadzenia Walnych Zebrań Sprawozdawczych OSP - tzw. kalendarz walnych zebrań w gminie;

- osoby odpowiedzialne za obsługę oraz terminowe i zgodne ze Statutem przeprowadzenia zebrania.

Zarządy Oddziałów Miejskich, Miejsko-Gminnych i Gminnych Związku OSP RP powiatu zawierciańskiego przesyłają ustalone kalendarze zebrań na terenie swojego działania do  20 grudnia 2018r. do:

- Zarządu Oddziału Powiatowego Związku OSP RP w Zawierciu;

- Komendy Powiatowej PSP w Zawierciu.

1.      Do kompetencji  Walnego  Zebrania  Sprawozdawczego OSP należy:

- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności i wykonania budżetu OSP   

   oraz z działalności Komisji Rewizyjnej OSP za okres sprawozdawczy 2018r.;

- uchwalenie planów działalności i budżetu OSP na rok 2019;

- dokonanie wyborów ( jeżeli jest taka potrzeba) uzupełniających do Zarządu  lub Komisji Rewizyjnej OSP
w miejsce ustępujących członków lub w przypadku konieczności zmian w liczbie nie przekraczającej 1/3 ustalonego składu. Jednostki OSP, które dokonują zmian w składzie Zarządu, zobowiązane są powiadomić Krajowy Rejestr Sądowy. Kopię wniosku o zmianę wpisu w KRS należy przesłać do Biura Zarządu Oddziału Powiatowego Związku OSP RP w Zawierciu  ul. H. Sienkiewicza 34  - pok. 110;

- podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych ( ustalenie wysokości składki członkowskiej, przyjęcia darowizny lub nabycia środka trwałego itp.)

    2.   Do sprawozdania z działalności OSP ( która będzie podstawą do oceny i dyskusji  

           podczas zebrania) należy dołączyć:

            - ocenę działalności ratowniczo- gaśniczej;

- stan wyszkolenia członków OSP i potrzeby w tym zakresie;

- informację o działalności prewencyjno – propagandowej;

- ocena stanu technicznego sprzętu gaśniczego, samochodów pożarniczych i ich     wyposażenia, remizy strażackiej;

- działalność  kulturalno – oświatowa i współpraca z miejscowymi organizacjami.

 

Ponad to proponuje się do sprawozdania włączyć tematy:

- współpracy z Zarządem Oddziału Gminnego ( równorzędnego) Związku OSP RP;

- współpraca z zarządem Oddziału Powiatowego i Wojewódzkiego Związku OSP RP;

- współpraca z Państwową Strażą Pożarną;

- pomocy ze strony samorządu lokalnego;

- pozyskiwania środków finansowych w tym z programów unijnych;

- system OSP – elektroniczna baza danych;

- formy pracy z młodzieżą w tym praca Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej Dziewcząt    i Chłopców;

- praca Kobiecej Drużyny Pożarniczej – nabór kobiet do OSP.

 

3.    Zarząd Ochotniczych Straży Pożarnych zawiadamia członków o terminie, miejscu, czasie i porządku obrad zgodnie za Statutem OSP, jednak nie później niż 7 dni   przed terminem zebrania. Forma powiadomienia członków o zebraniu dowolna, zwyczajowo przyjęta przez poszczególne jednostki.

       Zarząd OSP powinien zadbać o należyte sporządzenie dokumentacji sprawozdawczej, a także o właściwe przygotowanie pomieszczeń ( wystrój, miejsca siedzące, prezydium, odpowiednia temperatura itp.)

       Obowiązkowo należy przed zebraniem wpisać na listę obecności wszystkich aktualnych członków. Na końcu dopisać członków Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej. W przypadku braku miejsca członków MDP wpisać na oddzielnej liście wg określonego wzoru.

Niedopuszczalne jest, aby do rubryk listy obecności wpisywali się sami członkowie, którzy przyszli na zebranie. Obecny członek OSP na zebraniu
na liście składa tylko swój własnoręczny podpis.

    Drugą listą obecności jest wpis osób zaproszonych w tym wypadku jest dowolność; osoby zaproszone mogą wpisywać się na listę same.

      4.  Z zebrania sprawozdawczego członków OSP należy sporządzić protokół, a do  
              protokołu obowiązkowo dołączyć załączniki t.j.:

a) Listę obecności członków OSP i MDP uprawnionych do głosowania;

b) Sprawozdanie z działalności za 2018 rok;

c) Sprawozdanie finansowe i plan  finansowy;

d) Raport OSP;

e) Plan działalności na rok 2019;

f) Uchwała nr 1 w sprawie działalności organizacyjno – programowej

g) inne dokumenty ( np. wystąpienia na piśmie itp.)

- protokół z zebrania sporządzamy w 3 egzemplarzach, jeden pozostaje w aktach OSP, a dwa przekazujemy do Zarządu Oddziału Gminnego ( równorzędnego) Związku OSP RP w ciągu 7 dni po odbyciu zebrania.

- do protokołu dla OSP i do jednego dla Oddziału Gminnego Związku OSP RP podłączmy załączniki wymienione w pkt. 4.

Zarządy Oddziałów Miejskich, Miejsko-Gminnych i Gminnych  Związku OSP RP przekażą do Oddziału Powiatowego Związku OSP RP w Zawierciu 1 egzemplarz protokołu i listę obecności z zebrania OSP.

5.  Po zakończeniu walnych zebrań sprawozdawczych  w OSP, Zarządy Oddziałów Miejskich, Miejsko-Gminnych i Gminnych powinny ponownie odbyć posiedzenie plenarne, celem dokonania oceny przebiegu kampanii sprawozdawczej. Należy dokonać  analizy wniosków wypływających na walnych zebraniach  
oraz ustosunkować się do potrzeb finansowo-rzeczowych poszczególnych jednostek,
a w szczególności:

-  zapotrzebowanie na samochody strażackie,

-  zapotrzebowanie na sprzęt i wyposażenie OSP,

-  zapotrzebowanie na remonty, rozbudowę i budowę remiz strażackich,

- wnioski na odznaczenia strażackie,

- planowane uroczystości jubileuszowe, nadania sztandarów itp.,

- realne możliwości wykonania wniosków w odniesieniu do poszczególnych problemów i Jednostek OSP.

6. W terminie 14 dni po zakończeniu walnych zebrań sprawozdawczych OSP,
nie później jednak niż do 9 kwietnia 2019 roku Zarządy Oddziałów Miejskich, Miejsko-Gminnych i Gminnych przekażą do Zarządu Oddziału Powiatowego Związku OSP RP w Zawierciu informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań w wersji papierowej. Informacja zbiorcza powinna być  wykonana w całości od pkt. 1 do 22 i wprowadzona również do „ Raportu OSP” czyli do systemu OSP  
www.osp.org.pl

7. Raport należy wprowadzić do systemu OSP w terminie 14 dni po zakończeniu kampanii sprawozdawczej, nie później niż do 9 kwietnia 2019 roku. Natomiast Zarząd Oddziału Powiatowego Związku OSP RP w Zawierciu dokona oceny przebiegu kampanii sprawozdawczej i do dnia 14 kwietnia 2019 roku dostarczy zbiorczą informację w wersji papierowej z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych z terenu powiatu zawierciańskiego do Biura Zarządu Oddziału Wojewódzkiego Związku OSP RP Województwa Śląskiego, wprowadzając ją jednocześnie do systemu OSP.

8. W przypadku wystąpienia trudności, wątpliwości lub problemów w pracach przygotowawczych do kampanii sprawozdawczej 2019 prosimy kontaktować się:

- dh Mieczysławem Skrętem – Wiceprezesem Zarządu Oddziału Powiatowego Związku OSP RP
  w Zawierciu d.s. organizacyjnych   tel. 601 930 741

- dh Czesławem Pantakiem – Skarbnikiem Zarządu Oddziału Powiatowego Związku OSP  RP
   w  Zawierciu   tel.  502 607 081.

9. Komplet druków sprawozdawczych można pobrać ze strony Związku OSP www.zosprp.pl ,
  a powyższe wytyczne ze strony internetowej Zarządu Oddziału Powiatowego Związku OSP RP
  w Zawierciu       
www.zosp.zawiercie.powiat.pl

10. Uwagi dotyczące najczęściej występujących niedomagań w przygotowaniu
i  przeprowadzeniu  kampanii zebrań sprawozdawczych OSP :

- nieterminowość sporządzania informacji;

- wykładanie przed zebraniem niewypełnionych list obecności dla członków OSP;

- wliczanie osób pełniących wiele funkcji w OSP samorządzie itp., a obecnych na zebraniu, tylko z jedną funkcją ( np. członek OSP będący we władzach Zarządu Oddziału Gminnego , Zarządu Oddziału Powiatowego i Wojewódzkiego Związku OSP RP oraz radny powinien być liczony jako przedstawiciel wszystkich tych organów czyli cztery razy);

- niezgodność danych z protokołu z zebrań z danymi zawartymi w informacji zbiorczej np. ilość członków OSP ogółem i obecnych na zebraniu; ilość przeszkolonych  druhów  w zakresie szkolenia podstawowego i specjalistycznego
oraz zapotrzebowania w tej dziedzinie; udział w zawodach sportowo-pożarniczych; brak problemów omawianych na zebraniach itp.;

- członkowie OSP posiadający mundury powinni je obowiązkowo założyć na zebranie.

Walne zebranie sprawozdawcze jest bardzo ważnym posiedzeniem władzy statutowej  OSP na którym obowiązuje strój wyjściowy.

 

 

 

Opracował:

Dh Czesław Pantak